一張照片的背后
10月7日上午，一張照片在師生的朋友圈里流傳開(kāi)來(lái)。照片上是一位面容慈祥、頭發(fā)花白的老人，手上拿著一個(gè)信封，上面寫(xiě)著“祝母校60歲生日快樂(lè)”。
　　這位老人是我校水文地質(zhì)專業(yè)57級(jí)校友，一位家境普通的70多歲退休職工，自己專程從廣州來(lái)長(zhǎng)沙為母校慶生。照片上的信封里裝著她捐贈(zèng)母校的2萬(wàn)元。
　　“一定要找到她！”活動(dòng)辦主任周艷紅說(shuō)。
　　從看到這張照片開(kāi)始，活動(dòng)辦工作人員一路順藤摸瓜，聯(lián)系長(zhǎng)沙、廣州的同學(xué)家人，直到7號(hào)晚上11點(diǎn)，終于知道了老人的手機(jī)號(hào)碼，但電話打過(guò)去卻提示已停機(jī)！“會(huì)不會(huì)是電話欠費(fèi)停機(jī)了？”活動(dòng)辦副主任李志源立刻給老人的手機(jī)充了100塊錢(qián)話費(fèi)，又一次打了過(guò)去?！拔?？”電話接通了！全部人都舒了一口氣。
　　“當(dāng)我們得知老人住在火車(chē)站旁邊的小旅館時(shí)，心里很不是滋味?！被顒?dòng)辦鄭延恒老師說(shuō)。他們提出要接老人來(lái)學(xué)校，為她安排食宿接待，老人卻再三表示不用麻煩學(xué)校，拗不過(guò)老人的意愿，活動(dòng)辦只能給她安排了一位學(xué)生志愿者對(duì)接服務(wù)。
　　第二天上午，工作人員終于和他們牽掛了一天的周美玉老人見(jiàn)面了。老人居然又捐贈(zèng)了2萬(wàn)元！她笑著說(shuō)：“能為母校發(fā)展出一份力，我十分自豪！我希望她越來(lái)越好?！倍以俅螆?jiān)持拒絕活動(dòng)辦為她安排食宿，“學(xué)校60周年這么大的事，要忙的事很多，不給學(xué)校添麻煩是我唯一的要求！”然后，她握著周艷紅主任的手說(shuō)出了自己一個(gè)小小的心愿：“我想進(jìn)紀(jì)念大會(huì)會(huì)場(chǎng)看看?！?br>　　大會(huì)當(dāng)天，老人和當(dāng)年的老同學(xué)們聚在一起有說(shuō)有笑，眼里滿滿都是眷戀和滿足。
　　周美玉的兒子介紹，老人一直心系母校，關(guān)注著母校的發(fā)展，“校慶50周年的時(shí)候，她也過(guò)來(lái)捐過(guò)款?！?br>　　這是活動(dòng)辦在組織這次60周年紀(jì)念活動(dòng)中的一個(gè)小故事。
　　前前后后參與校慶活動(dòng)的各方人士達(dá)數(shù)萬(wàn)人，作為負(fù)責(zé)此次紀(jì)念活動(dòng)的職能部門(mén)，活動(dòng)辦在短短七個(gè)月的時(shí)間里，從前期的整體策劃、方案制定、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員調(diào)配，到中期各個(gè)活動(dòng)的陸續(xù)開(kāi)展，各部門(mén)之間協(xié)調(diào)，活動(dòng)人員和場(chǎng)地調(diào)度，再到后期的活動(dòng)總結(jié)、材料匯總、賬目清理，全程參與活動(dòng)的每一個(gè)細(xì)節(jié)，及時(shí)處理每一個(gè)意想不到的事件和變化。
　　考慮到七八十歲的校友不能過(guò)多行走，活動(dòng)辦安排了他們?cè)诓挥门罉翘莸膱D書(shū)館小會(huì)議室觀看現(xiàn)場(chǎng)直播，專門(mén)配備了相關(guān)學(xué)院、圖書(shū)館、離退休處的工作人員陪同照料。“56級(jí)校友黃美媛與06級(jí)校友廖羽因校慶結(jié)緣，他們相約母校七十周年時(shí)再聚，校友戴老師帶著生病的孩子全程參與師生聯(lián)誼晚會(huì)……這種不分年齡、不分年級(jí)的濃濃情懷，也時(shí)刻感動(dòng)著我們。”活動(dòng)辦鄭老師說(shuō)。
　　為了各項(xiàng)紀(jì)念活動(dòng)的圓滿，熬夜趕工、每日八點(diǎn)例會(huì)對(duì)活動(dòng)辦來(lái)說(shuō)早已是工作常態(tài)。傳達(dá)室黃師傅實(shí)在無(wú)法每天深夜開(kāi)門(mén)，只好配一把小門(mén)鑰匙專供活動(dòng)辦出入。
　　除了精心組織、統(tǒng)籌安排，思想的匯聚也是活動(dòng)辦的另外一個(gè)標(biāo)簽?！稗k學(xué)六十周年的紀(jì)念其實(shí)只是一個(gè)載體，一切的精心安排都是為了紀(jì)念活動(dòng)的成功，為了讓每一位校友感受到學(xué)校的發(fā)展變化和回家的溫暖，鼓舞在校師生為學(xué)校創(chuàng)建‘雙一流’更加奮力拼搏，把長(zhǎng)沙理工大學(xué)的辦學(xué)精神繼續(xù)傳承和弘揚(yáng)下去?！敝芷G紅說(shuō)。
他們的接待“零差評(píng)”
　　“接待組的任務(wù)多而雜，需要顧及到來(lái)賓的吃、住、行等方面，而且校友們年齡階段不同，有的行動(dòng)不便，有的老校友說(shuō)方言不太容易理解，因此我們?cè)O(shè)置了‘一對(duì)一’的方式來(lái)進(jìn)行服務(wù)?！苯哟M負(fù)責(zé)人之一、招就處副處長(zhǎng)丁力說(shuō)。
　　事實(shí)證明，他們的接待是“零差評(píng)”！
　　早在校慶前一個(gè)月，接待組就開(kāi)始對(duì)學(xué)生志愿者們進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)聯(lián)系和接待校友時(shí)的服務(wù)和禮儀做了嚴(yán)格的要求，連交流的短信內(nèi)容都有嚴(yán)格規(guī)范，“第一條該怎么發(fā)，第二條該怎么發(fā)，一直到校慶結(jié)束，校友和嘉賓們離校，都有相應(yīng)的短信發(fā)送，這樣才可以精準(zhǔn)確認(rèn)每一位校友的信息?！?br>　　確實(shí)，接待組工作難度最大的地方就在于信息的更新頻率高?！敖?jīng)常會(huì)遇到一條短信發(fā)過(guò)去過(guò)了幾天才回的情況。但我們并沒(méi)有因此影響接待質(zhì)量，每一天都會(huì)更新嘉賓回執(zhí)情況，確認(rèn)信息，保證接待工作的順利進(jìn)行?！倍×蠋熜χf(shuō)。
　　與56級(jí)校友黃美媛奶奶對(duì)接的李東城同學(xué)表示：“雖然犧牲了一些課余時(shí)間進(jìn)行培訓(xùn)，但是想到能親眼見(jiàn)到校友幾十年后重返母校，追憶往昔的同時(shí)也領(lǐng)略母校如今的成就和風(fēng)采，我們這點(diǎn)犧牲就不算什么了。”在紀(jì)念大會(huì)的排練中，李東城陪伴著黃奶奶一次次的熟悉臺(tái)本和走位，一遍又一遍枯燥的練習(xí)，沒(méi)有一點(diǎn)不耐煩。
　　紀(jì)念活動(dòng)當(dāng)天，天還沒(méi)亮，志愿者們就跟隨接待組安排的車(chē)輛前往校友和嘉賓們所住的酒店，幫助他們熟悉流程和路線。
　　有一位校友的電話始終沒(méi)有接通，大會(huì)入場(chǎng)券也還沒(méi)有送到他的手中，接待組的老師和同學(xué)心急如焚，擔(dān)心校友在安保嚴(yán)格的大會(huì)現(xiàn)場(chǎng)吃閉門(mén)羹。為了保證校友能順利參加紀(jì)念大會(huì)，志愿者一直在會(huì)場(chǎng)們口等候，最終幫助因公事而未能及時(shí)趕到的校友順利參加紀(jì)念大會(huì)。
　　萬(wàn)全的準(zhǔn)備和隨機(jī)應(yīng)變的能力是解決突發(fā)情況時(shí)最有力的保障。在晚上的師生聯(lián)誼晚會(huì)開(kāi)始之前，有十幾位57級(jí)的校友聚在一起給接待組來(lái)電，說(shuō)在南門(mén)口找不到晚會(huì)地點(diǎn)，想要尋求幫助，接待組誤以為他們?cè)诓叫薪值哪祥T(mén)口，連忙派了車(chē)去接，溝通得知原來(lái)是在學(xué)校的南門(mén)門(mén)口，接待組又馬上派車(chē)到學(xué)校南門(mén)接應(yīng)。
　　一些沒(méi)有回函確定會(huì)來(lái)校慶的校友突然到訪是最緊急的情況之一?！拔覀円R時(shí)安排志愿者跟進(jìn)校友的行程安排，為他們安排住所、熟悉活動(dòng)等等，但我們的宗旨卻一直都沒(méi)有變，那就是：只要是校友來(lái)了，我們就一定要讓他感受到回家的溫暖，不管何時(shí)何地。”
一切為了這個(gè)“家”
　　“我們負(fù)責(zé)校慶捐贈(zèng)物資統(tǒng)計(jì)和校友之家展覽館的建設(shè)?！毙Ｓ押献魈幍膭⒌匣劾蠋熃榻B道。
　　從去年開(kāi)始，校友合作處就著手全國(guó)各地校友會(huì)的聯(lián)絡(luò)、走訪、換屆等工作。但為了讓校友們回家、回家以后感受到家的溫暖，他們付出得更多。
　　在校友基金的接收與管理上，他們采取了新的形式?！拔覀冞@次利用微信紅包進(jìn)行校慶捐款，各地的校友會(huì)都自發(fā)地參與進(jìn)來(lái)。上海校友會(huì)的微信群在一周之內(nèi)就實(shí)現(xiàn)200多人共50多萬(wàn)元的捐贈(zèng)。”
　　除了成立和規(guī)范校友基金會(huì)，“校友之家”建設(shè)也是校友合作處工作的重中之重。
　　校友之家是學(xué)校八月份才批準(zhǔn)建設(shè)的校友捐贈(zèng)物資展覽室以及校友檔案庫(kù)，場(chǎng)館中陳列著校友們捐贈(zèng)的各類紀(jì)念品。值得一提的是，校友之家有一位專門(mén)的清潔工人，是一位擔(dān)任保潔公司經(jīng)理的校友派來(lái)的，工資全權(quán)由他負(fù)責(zé)。“大家捐贈(zèng)的物品五花八門(mén)，但都是我們需要的，他們都樂(lè)于為母校出一份力。”
　　校友之家做了一件非常有意義的事情，那就是為每一位校友建立了電子家譜，四十多萬(wàn)校友的紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)全部錄成電子檔，這份工作由校友之家志愿者和工作人員在兩個(gè)多月的時(shí)間里完成。在此之前，校友的搜尋都要到紙質(zhì)檔案庫(kù)里一卷一卷翻閱，現(xiàn)在只需要在電腦上打開(kāi)資料庫(kù)就能搜索到學(xué)生所在班級(jí)、同班同學(xué)等基礎(chǔ)信息。
　　這個(gè)過(guò)程不僅僅是繁瑣。有的校友檔案不完整，于是校友之家的志愿者們采用了最原始的方法———親自給校友打電話讓他們回憶自己同班同學(xué)的信息。志愿者隊(duì)長(zhǎng)錢(qián)晨放棄了大四實(shí)習(xí)的機(jī)會(huì)，堅(jiān)守在自己的崗位，終于帶領(lǐng)志愿者完成了數(shù)據(jù)的錄入、校對(duì)等細(xì)節(jié)工作，“這項(xiàng)工作實(shí)在是太重要了，我們從此以后有了一份從建校開(kāi)始最完整的家譜。”（學(xué)生記者 陳思宇 王秋錦 楊超 蔡琪）