電子報(bào)
電子報(bào)

寫(xiě)了個(gè)“請(qǐng)示報(bào)告”,領(lǐng)導(dǎo)退回讓重寫(xiě),為什么?

為豐富職工文化生活,閱覽室需要添置一批圖書(shū)及文具,剛工作不久的辦公室秘書(shū)小王給領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)了一份“請(qǐng)示報(bào)告”。沒(méi)想到,領(lǐng)導(dǎo)看了一眼就退回來(lái)了,要求重寫(xiě)。

為什么要求重寫(xiě)呢?小王百思不得其解。難道是內(nèi)容有什么問(wèn)題?

小王向有經(jīng)驗(yàn)的同事請(qǐng)教,同事告訴他:“請(qǐng)示是請(qǐng)示,報(bào)告是報(bào)告,不能寫(xiě)成‘請(qǐng)示報(bào)告’”。小王這才恍然大悟,學(xué)習(xí)了行政公文寫(xiě)作規(guī)范與技巧的知識(shí)后,把“請(qǐng)示報(bào)告”改成了“請(qǐng)示”,遞了上去,獲批后把事情辦成了。


“請(qǐng)示”與“報(bào)告”都是上行文


當(dāng)前,有的宣傳干部、通訊員身兼數(shù)職,既要寫(xiě)新聞稿,又要寫(xiě)公文,有的人還分不大清楚新聞稿與公文的區(qū)別,所寫(xiě)的新聞像公文,所寫(xiě)的公文又不夠規(guī)范,需要加強(qiáng)這方面的知識(shí)與訓(xùn)練。

行政公文分為上行文、平行文、下行文、泛行文4種形式。

上行文是下級(jí)機(jī)關(guān)把公文送到上級(jí)機(jī)關(guān)。

下行文是上級(jí)機(jī)關(guān)把公文送到下級(jí)機(jī)關(guān)。

平行文是不相隸屬的、同一系統(tǒng)或不是同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)之間互送的公文。

泛行文是面向整個(gè)社會(huì)的、公開(kāi)的公文(如通知、公告)。

“請(qǐng)示”屬于上行文,如科長(zhǎng)向處長(zhǎng)寫(xiě)個(gè)請(qǐng)示、分公司向總公司書(shū)面請(qǐng)示一件事,都是上行文。

“報(bào)告”也是上行文,如去外單位交流工作回來(lái)后,向領(lǐng)導(dǎo)作個(gè)書(shū)面匯報(bào),就可以寫(xiě)一篇“關(guān)于赴某地某單位學(xué)習(xí)交流考察的報(bào)告”。

“請(qǐng)示”和“報(bào)告”是上行文中常用的形式。然而,兩者是有區(qū)別的。

 

“請(qǐng)示”與“報(bào)告”的區(qū)別


有的學(xué)員在寫(xiě)行政公文中弄不清楚“請(qǐng)示”與“報(bào)告”的區(qū)別,有時(shí)搞混了,有時(shí)干脆寫(xiě)個(gè)“請(qǐng)示報(bào)告”。

其實(shí),“請(qǐng)示”與“報(bào)告”是兩種不同的公文。

“請(qǐng)示”是下級(jí)機(jī)關(guān)或個(gè)人向上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)文。在“請(qǐng)示”中,下級(jí)提出的問(wèn)題必須是自己無(wú)權(quán)做出決定和處理的,需要上級(jí)批準(zhǔn),這才寫(xiě)“請(qǐng)示”。其行文的基本原則是一份“請(qǐng)示”只寫(xiě)一件事情。這樣,就較方便上級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)研究答復(fù)。如果寫(xiě)了好幾方面的事,批復(fù)就比較繁瑣,有的同意,有的不同意,有的需要研究后再答復(fù),這就使問(wèn)題不易得到迅速解決問(wèn)題之目的。

“請(qǐng)示”只送一個(gè)主送單位,不要多頭送。誰(shuí)能解決這個(gè)問(wèn)題就送誰(shuí)。比如,給職工辦出入證的問(wèn)題,要看出入證是誰(shuí)有權(quán)辦。如保衛(wèi)處負(fù)責(zé)此事,就向保衛(wèi)處行文;如辦公室負(fù)責(zé)此事,就向辦公室行文。如公司采購(gòu)辦公用品,是總務(wù)部負(fù)責(zé),就向總務(wù)部寫(xiě)請(qǐng)示;如是后勤部有權(quán)批,就向后勤部寫(xiě)請(qǐng)示。

“請(qǐng)示”只是下級(jí)向上級(jí)用的公文,同級(jí)的不用“請(qǐng)示”,對(duì)下級(jí)更不用“請(qǐng)示”,也不抄送下級(jí)。

“請(qǐng)示”的結(jié)語(yǔ)應(yīng)另起一段,常用語(yǔ)句有:“特此請(qǐng)示”當(dāng)否,請(qǐng)批示”“妥否,請(qǐng)批復(fù)”“以上請(qǐng)示,請(qǐng)予審批或“望有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能及時(shí)解決為盼”以上請(qǐng)示如無(wú)不妥,請(qǐng)批轉(zhuǎn)各部門(mén)研究執(zhí)行等。這些用語(yǔ),都是在等待上級(jí)部門(mén)的答復(fù)。答復(fù)之后,才決定辦或不辦。

上級(jí)部門(mén)收到請(qǐng)示后,不論同意還是不同意,都要批復(fù)。

 

“報(bào)告”的種類(lèi)與寫(xiě)法


下面,再來(lái)講一講“報(bào)告”。

“報(bào)告”也是上行文,是下級(jí)部門(mén)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)的公文。這種公文經(jīng)常會(huì)用到。

報(bào)告分為主動(dòng)報(bào)告、被動(dòng)報(bào)告、例行報(bào)告。主動(dòng)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況的,叫主動(dòng)報(bào)告。下級(jí)完成上級(jí)交辦的工作而匯報(bào),或者答復(fù)上級(jí)的詢(xún)問(wèn)而匯報(bào),叫被動(dòng)匯報(bào)。按照工作性質(zhì)和慣例,定期的報(bào)告叫例行報(bào)告。

“報(bào)告”的內(nèi)容主要是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)講述最近一個(gè)時(shí)期做了些什么工作,有什么情況、經(jīng)驗(yàn)、體會(huì),存在什么問(wèn)題,今后有什么打算,有什么意見(jiàn)、建議等。按內(nèi)容分有工作報(bào)告、情況報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、答復(fù)性報(bào)告、檢討報(bào)告等。行文上一般都用敘述方法,而不是像“請(qǐng)示”那樣采用祈使、請(qǐng)求等句式。

接到“報(bào)告”后,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以批復(fù),也可以不批復(fù)。一般情況下,不需要批復(fù)。由于“報(bào)告”是互通情況的文件,因此,在“報(bào)告”的結(jié)尾,一般不必寫(xiě)上以上報(bào)告當(dāng)否,請(qǐng)指示等字樣,而可以寫(xiě)上“專(zhuān)此報(bào)告”“請(qǐng)審閱”等字樣。


  不再寫(xiě)“請(qǐng)示報(bào)告”式公文


從以上的分析我們可以了解到,“請(qǐng)示”與“報(bào)告”是兩種不同的公文,有著不同的目的、不同的用途。

據(jù)此,我們可以得出以下幾點(diǎn)結(jié)論:

a、“請(qǐng)示”是下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)求指導(dǎo)、批準(zhǔn)的公文,上級(jí)接文后要給批復(fù)。“報(bào)告”是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作,反映情況、提出建議,供上級(jí)了解情況。上級(jí)接文后,不一定給予批復(fù)。

b、“請(qǐng)示”一文一事,內(nèi)容明確?!皥?bào)告”內(nèi)容較廣泛,反映多方面情況,但不能在報(bào)告中寫(xiě)入請(qǐng)示事項(xiàng)。

c、“請(qǐng)示”的寫(xiě)作呈事前性?!皥?bào)告”的寫(xiě)作呈事后性。

d、“請(qǐng)示”時(shí)間緊迫,行文較短?!皥?bào)告”行文較長(zhǎng),時(shí)間性要求一般。


明白了上述a、bc、d這些基本規(guī)則后,就知道兩者不能混用,也就不會(huì)寫(xiě)出“請(qǐng)示報(bào)告”式的公文了。

 

(作者系人民日?qǐng)?bào)海外版原培訓(xùn)部主任)