近年來，我校不斷推進管理體制改革，校院兩級管理體制逐步完善，各學(xué)院的辦學(xué)主體地位逐漸確立。在這種背景下，學(xué)院辦公室作為溝通上下左右的樞紐機構(gòu)，如何發(fā)揮職能作用，對完善學(xué)院的辦學(xué)主體地位具有重要意義。
　　一、學(xué)院辦公室的基本職能學(xué)院辦公室是學(xué)院的綜合服務(wù)科室。為教學(xué)、科研和行政管理工作做好服務(wù)，是學(xué)院辦公室的一項基本職能和核心內(nèi)容。為教學(xué)科研工作服務(wù)就是為師生服務(wù)，發(fā)揮上傳下達的橋梁作用，努力為師生排憂解難；為行政管理工作服務(wù)就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，做好參謀和助手，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)組織各種會議，做好會議記錄，起草各種材料和文件，積極與學(xué)校職能部門協(xié)調(diào)，做好教學(xué)、科研和行政管理的條件保障。辦公室要確立以服務(wù)對象為中心的工作理念，把為教學(xué)、科研和行政管理工作服務(wù)作為工作的出發(fā)點和落腳點。
　　學(xué)院辦公室是領(lǐng)導(dǎo)決策的信息庫。學(xué)院行政管理工作的成敗優(yōu)劣，取決于領(lǐng)導(dǎo)的決策，而決策的基礎(chǔ)在于準確獲取各方面的信息。辦公室作為聯(lián)系上下左右的樞紐，能匯集各方面的信息，掌握各種材料數(shù)據(jù)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的信息庫。辦公室要做好學(xué)院的檔案建設(shè)，注意收集、匯總學(xué)院各方面的工作信息，整理建檔；要建設(shè)和維護好學(xué)院的網(wǎng)站，使之成為宣傳學(xué)院工作的陣地、展示學(xué)院工作的窗口、服務(wù)學(xué)院師生的平臺、獲取意見建議的途徑；要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，有重點地做調(diào)查研究，獲取相應(yīng)的信息資料，提出工作建議，供領(lǐng)導(dǎo)決策時參考。
　　學(xué)院辦公室是工作落實的推進器。檢查督促各項工作的落實情況，是有效推進學(xué)院各方面工作的措施之一，也是學(xué)院辦公室的一項重要職能。學(xué)校統(tǒng)一部署的工作和學(xué)院黨政會議討論確定的目標任務(wù)，要靠辦公室檢查督促來抓好落實。做好檢查督促工作，要著重注意兩個方面的問題：一是傳達任務(wù)要布置及時、要求清楚、責(zé)任明確。要及時接受學(xué)校及有關(guān)部門的工作部署、通知和領(lǐng)導(dǎo)的指令，及時傳達到有關(guān)教研室、實驗室或具體人員，明確工作要求和目標任務(wù)，確定工作落實的責(zé)任人。二是檢查督促要抓住重點、講究方法、注重實效。緊緊圍繞中心工作、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的工作，制定詳細的檢查督促工作計劃和方案，不斷改進工作方法，善于借助外力、合力，發(fā)揮工作落實責(zé)任人的積極性、創(chuàng)造性，通過量化考核、定期通報等形式，提高檢查督促工作的實效，推進學(xué)院各項工作的落實。
　　學(xué)院辦公室是對外交流的先遣隊。學(xué)院辦公室是學(xué)院內(nèi)外信息交流的樞紐，對外交流工作是辦公室的一項重要職能。對外交流工作在范圍上包括對校內(nèi)各部門及學(xué)院之間的交流、對校外有關(guān)單位及個人的交流；在內(nèi)容上包括聯(lián)系工作、業(yè)務(wù)交往、學(xué)習(xí)經(jīng)驗等；在形式上包括接待來訪、走訪、電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)、信函、會議等。
　　二、提高學(xué)院辦公室工作水平的基本途徑加強學(xué)習(xí)是基礎(chǔ)。學(xué)院辦公室職能本身要求辦公室人員必須是思想過硬、知識全面、思維敏捷、能寫會說會做的高素質(zhì)人才。要做好學(xué)院辦公室工作，提高工作水平，加強學(xué)習(xí)是基礎(chǔ)。從書本上學(xué)習(xí)，除了根據(jù)學(xué)院所轄專業(yè)的要求認真學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識外，還要結(jié)合辦公室工作的需要，有針對性地學(xué)習(xí)教育學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)、決策學(xué)、系統(tǒng)論、控制論、計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等相關(guān)學(xué)科知識，不斷完善知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)；從實踐中學(xué)習(xí)，一是向同行學(xué)習(xí)，通過請教、交流、觀察、揣摩，學(xué)習(xí)別人的工作方法、工作藝術(shù)。二是在工作中不斷探索，大膽實踐，養(yǎng)成嚴謹、務(wù)實、樂于奉獻的工作作風(fēng)和整潔、條理、雷厲風(fēng)行的工作習(xí)慣，為提高辦公室工作水平，奠定堅實基礎(chǔ)。
　　樹立意識是關(guān)鍵。做好學(xué)院辦公室工作，提高工作水平，要樹立四種意識。一是樹立政治意識。進一步提高政治理論水平，用鄧小平理論和“三個代表”重要思想武裝頭腦，在工作中貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀，堅定理想信念，牢記黨的宗旨，全心全意為學(xué)院師生服務(wù)，自覺保持共產(chǎn)黨員的先進性。二是樹立大局意識。緊緊圍繞建設(shè)國內(nèi)知名醫(yī)科大學(xué)的奮斗目標，堅持教學(xué)中心地位，把對教學(xué)科研工作有利、對教師學(xué)生有利、對學(xué)院發(fā)展有利作為辦公室工作的出發(fā)點和落腳點，在日常工作中，始終站在全局的高度分析問題、解決問題，說話做事能從大局出發(fā)，自覺維護學(xué)院的形象和領(lǐng)導(dǎo)的威信，積極營造團結(jié)、和諧的工作局面。三是樹立責(zé)任意識。對工作崗位負責(zé)，明確崗位職責(zé)，團結(jié)協(xié)作，勤勉做事，辦公室內(nèi)部人員之間做到分工不分家，補臺不拆臺，與其他辦公室之間加強溝通與協(xié)調(diào)，注意工作環(huán)節(jié)上的銜接，做到分時各盡其職，合時齊心協(xié)力，保證學(xué)院管理工作的規(guī)范有序。對領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)，做好助手和參謀，幫助領(lǐng)導(dǎo)集中精力想大事、謀大事。四是樹立效率意識。首先，要做好全年的工作規(guī)劃，制定詳細的工作計劃，增強工作的預(yù)見性；其次，要注意把握工作的主次性，分清工作的輕重緩急，做到常規(guī)工作超前抓、突擊性工作及時抓、領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作重點抓，既能分清主次關(guān)系，又不遺漏工作，掌握工作的主動性；再次，對重要的工作要注意多請示，先將初步考慮的工作方案或想法向領(lǐng)導(dǎo)匯報，征得領(lǐng)導(dǎo)同意后再組織實施，避免工作的盲目性。
　　完善制度是保證。要做好學(xué)院辦公室工作，提高工作水平，就要完善各項規(guī)章制度，用制度管人，靠制度做事。辦公室工作千頭萬緒，瑣碎繁雜，要保證辦公室工作的規(guī)范化，克服隨意性，就要建立健全學(xué)院辦公室的各項規(guī)章制度，制定辦公室各類人員的崗位職責(zé)及主要工作的工作流程，把辦公室工作納入規(guī)范化軌道，做到按章操作、照章辦事、依章管理，在更大程度上避免閑時無所事事，忙時手忙腳亂的現(xiàn)象，保證辦公室工作的規(guī)范、有序。
　　建設(shè)隊伍是根本。建設(shè)一支高素質(zhì)的辦公室工作隊伍，營造團結(jié)、和諧的工作氛圍，培養(yǎng)嚴謹、務(wù)實、樂于奉獻的工作作風(fēng)，是做好學(xué)院辦公室工作的根本保證。在隊伍建設(shè)方面，要充分考慮辦公室人員在知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)上的合理配置；要加強思想教育，做到勤政廉政，樹立辦公室人員良好形象；要定期組織政治理論和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，在工作實踐中不斷提高綜合素質(zhì)和工作能力。（作者為藥學(xué)院辦公室主任）